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Organização pessoal

Posted by rfbuzon em 22 janeiro, 2009

Olá pessoal,

Gostaria de reiniciar nossas publicações no blog TROCO trazendo algumas dicas para nossa organização pessoal.

Durante o dia somos bombardeados de informações: Lembretes, favores, tarefas, contas para pagar, contas para receber, notícias, estudos, compromissos, reuniões, projetos, obrigações familiares, planos, esquemas, sonhos, idéias, televisão, enfim, MUITA INFORMAÇÃO.

Muitas destas informações serão úteis para nosso crescimento. Em outras, devemos tomar determinadas ações. Outras ainda, devemos realizar imediatamente. E outras, entretanto, poderemos postergar (ou procrastinar, que fica mais chic). E muitas, muitas e muitas mesmo passarão por nós sem fazer a mínima diferença. Para pessoas como eu, que são sistemáticas e obsecadas em não deixar passar nada, ter muitas informações e tarefas pode paralisar a ponto de ficar horas sem saber o que fazer…

Se você sofre, como eu, desse gostoso mal de querer abraçar o mundo, ai vão algumas dicas:

  1. Centralize tudo o que for importante
  2. Recebemos informações e demandas de vários lugares. Algumas são nos passadas diretamente, como no trabalho, em casa, ou quando algum amigo lhe pede um favor. Outas nós mesmo criamos: sonhos, desejos, projetos pessoais, necessidades de estudo, etc… E elas tem várias origens: e-mails, cartas, pendências passadas, listas que você cria para determinado assunto, lista que você cria durante uma reunião, etc.. etc…

    Ou seja, o primeiro passo é criar um ambiente (uma folha de papel, por exemplo) que centralize tudo o que você precisa fazer ou gostaria de dar atenção.

  3. Dividir as informações em tarefas e outras em projetos
  4. Um projeto são várias tarefas. O importante é você conhecer o que tem para fazer.

  5. Dê prioridades (coloque as mais importantes no topo da lista)
  6. Reveja sua lista de tarefas e projetos e priorize-as. Por experiência própria, você colocará coisas do trabalho como mais importantes (no topo da lista), mas, com certeza, começa por aquelas que lhe dão mais prazer 😉

  7. Dê prazos para você se disciplinar
  8. Não adianta ter uma lista priorizada, se você não fizer tudo com um tempo determinado. Por experiência, a lista de coisas a fazer sempre aumentar numa proporção maior do que você consegue realizá-las. Algumas atividades e projetos você irá até eliminar no decorrer do tempo. Isso é bom, pois você estará utilizando seu tempo em coisas que realmente tem e geram valor para você.

    Dar tempo para as tarefas e projetos é necessário para você se policiar e não cair na sindrome do estudante. Ou seja, deixar para fazer tudo para última hora. Outra função importante do tempo e de uma data bem definida é que você se controla para realizar também aquelas atividades necessárias e importantes, mas que você geralmente teria preguiça de fazer (e você verá que se sentirá uma pessoal muito mais produtiva depois de realizá-las)

  9. Atualize constantemente sua lista de tarefas e projetos
  10. Reveja diariamente sua lista de tarefas. Nunca retire um item sem ter a real certeza de que ele não te servirá mais ou não precisa mesmo ser feito. Cuide-se para não tirar da lista coisas importantes, que em um belo momento da sua vida você definiu que era interessante, pois com o passar do tempo e da permanencia deste item na lista, você estará muito propenso a querer eliminá-lo.

    Eis outra serventia da lista… te incomodar…. Seu objetivo deve ser acabar com todos os itens o mais rápido possível e com a maior qualidade possível… mas saiba que você não vai conseguir… Não se tiver grandes sonhos e idéias para colocar em prática… Logo acostume-se a ter uma lista sempre grande… e, sempre que ver um item há muito tempo lá, analise e: Ou acaba logo com ele Ou acabe logo com ele do mesmo jeito.

  11. Reveja seus processos: otimize
  12. Se você não tem um computador, faça no papel mesmo. Crie tabelas, defina colunas de prioridades, descrição da atividade, seus comentários, etc…

    Crie uma rotina… Ao chegar do trabalho… Ao chegar ao trabalho… depois do almoço… antes do almoço… enfim… crie um processo com o qual você se acostume a coletar e organizar suas atividades….

Se preocupe com uma atividade por vez… se você não consegue se concentrar em uma atividade, talvez ela não seja a mais prioritára no momento…

Saiba equilibrar sua vida pessoal e profissional… e trate, algumas vezes, o pessoal com profissionalismo… Só assim conseguimos realizar coisas notáveis….

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